أحب مواضيع التخطيط والتنظيم، وأحب متابعة طرق الاخرين في تتبع عاداتهم، بالاضافة للحيل الذكية التي يستخدموها لتحسين جودة يومهم، أو العادات الغير عادية التي يمارسونها للتحسين.
في فترة ما قمت بتحميل عدة مقاطع تتحدث عن التنظيم -لا اتذكر السبب- ولكن في الفترة التي انقطعت بها عن الانترنت شاهدت هذا الفيديو الذي أشعل لمبة في رأسي وأعطاني دافعا للتطبيق وقررت توثيق تجربة تلك السيدة مع التخطيط.
بعد عدة أيام، فكرت بكتابة الخطوات بالترتيب في مدونتي حتى لا أنساها ويستفيد غيري، لكن ذهب كل حماسي ما أن بدأت بالكتابة وشعرت أن ما قامت به كان منطقيا وبسيطا.
وتساءلت لماذا وقعت في حب تلك الطريقة من البداية!!
توقفت عن الكتابة وحاولت أن أفكر، كل ما ذكرته كنت اعرفه من قبل، ما الشيء الذي أبهرني؟ وبعد ساعات من التفكير والتأمل -بالطبع أثناء أعمال المنزل والجري خلف الصغار- اكتشفت السبب، كانت خطتها محكمة.
كنت اعرف الطريقة الاولى التي اتبعتها، واعرف الطريقة التي في المنتصف، واعرف الخطوة الأخيرة، لكنني كنت أعرف كل واحدة على حدة، جمعها معا رسم خطة منطقية.
حسنا أنا لست سيدة منظمة -أعترف- لقد كنت متحمسة جدا بداية العام لمشاركة طريقتي في التخطيط ، وعندما قررت فعل ذلك اكتشفت انني لا املك اي طريقة محددة اخطط بها، اذا تحمست قليلا لفكرة التخطيط بامكاني كتابة قائمة مهام لليوم فقط.
حسنا، تابع معي وساخبرك مالذي أعجبني على وجه التحديد.
باختصار: كتبت كل رغباتها وقامت بتحديد ثلاث رغبات مهمات، حددت موعدا لتنفيذها، ثم كتبت كل المهام المتعلقة بالرغبات ووضعتها في المصفوفة الرباعية(مهم،غير مهم،عاجل،غير عاجل).
إلى هنا تبدو الامور طبيعية ومنطقية،
الشيء المنطقي -الذي لم أفعله أنا من قبل- انها اخذت نتائج تلك المصفوفة (المهام التي تريد تطبيقها) ودمجتها مع مخططها الاسبوعي، قررت تحديد ما عدده ١٠ مهمات لكل اسبوع تقريبا.
وبذلك كل يوم ستكون هناك مهام متعلقة بحياتك العادية (عمل،منزل) بالإضافة إلى خطوات واضحة تساعدك للوصول لهدفك أو غايتك.
أعرف أنها منطقية، أنا أمتلك أهدافا واضحة محددة ومنطقية، لكنها موجودة هناك بشكل عام في بداية أجندتي، وكل مرة أشاهد أهدافي أحدد الخطوة التالية بناء على المنطق الذي أقرره حينها، لا امتلك خريطة واضحة (من البداية للنهاية) لما أريد تحقيقه.
الخطوة الأولى: أنشئ قائمة برغباتك
في أعلى الورقة ابدأ بوضع قائمة بكل رغباتك أو(أهدافك) كل ما تتخيله عن نفسك وتتطلع له في شخصيتك أو حياتك، لا يهم إذا كانت رغبة بسيطة أو معقدة أو غريبة، فقط اكتبها وحدد لنفسك قائمة من ١٠ رغبات وأكثر.
الخطوة الثانية: حدد أهم ٣ رغبات فقط
لنكن واقعين، تحقيق كل تلك الأهداف مرة واحدة هو ضرب من الجنون، لذلك مبدئيا سنختار أفضل ثلاث رغبات (أو الرغبات الأقرب لقلبك).
قم بتحديدها بدوائر،أو ضع خطا أسفلها أو حددها بهايلايت.
الخطوة الثالثة: احذف باقي العناصر
بشطبها من الصفحة الان، سنحقّقها لاحقا عندما نريد.
الخطوة الرابعة: حدد موعد الانتهاء
حدد الموعد الذي تعتقد أنه يتناسب مع انجاز تلك الرغبة/الهدف، كن منطقيا واجعل الوقت مناسبا.
الخطوة الخامسة: عصف ذهني للمهام
في المقطع، قامت السيدة بكتابة كل المهمات البسيطة التي عليها فعلها لتحقيق تلك الرغبات، قسمت تلك المهام الى مهام proactive and reactive ، أي أن بعض المهام عليها أن تتعامل معه الان حالا و البعض عليها أن تخطط لها.
الخطوة السادسة: مصفوفة الأهمية
بعد أن كتبت كل المهام التي تحتاج لعملها، ابدأ بوضع تلك المهام في مصفوفة مكونة من أربع مناطق
- (هام،عاجل): افعلها الآن، جدولها في أقرب فرصة.
- (هام،غيرعاجل): قم بجدولتها في جدول.
- (غير هام،عاجل): قم بتفويض أحد ما ليقوم بها بالنيباة عنك.
- (غير هام،غير عاجل): حاول حذفها.
تقول السيدة أن هذه الصفحات لا يجب أن تكون مثالية، بل عليها أن تكون واقعية، فبإمكاننا أن نراجعها أسبوعيا لنضيف أي حدث طارئ يستوجب منا مهام اضافية، أو حتى أفكار جديدة لنضيفها.
هذه طريقة للتفكير فبدلا من حمل تلك الأفكار في رأسك، ضعها على الورق وانظر إليها وتفحصها لتتأكد من أهميتها، ثم قم بجدولتها مجددا وهكذا.
الخطوة السابعة: نقل المهام للجدول الاسبوعي
وهذه هي، بعد أن أصبحت المهام التي لدي واضحة أعرف ماذا أريد بإمكاني الآن تضمين جدولي الاسبوعي بأهدافي التي أرغب بالوصول لها، وسأجد أن معظم ما يهمني فعلا موجود في المربع الثاني، وهذا سيجعلني أركز على مايهمني وليس المهام الضرورية والمستعجلة.
كل أسبوع علي أن اتأكد من قائمة مهامي الاسبوعية ومن ثم أنقلها لجدول اليوم المناسب، إن الفائدة الأساسية من هذه الفكرة أنها تجعلك تركز في النهاية على ماهو مهم بالنسبة لك، حتى لو كان مزعجا او مملا حتى لو كان مكررا طوال ايام الاسبوع. فأنت تعرف الآن أنك لو كتبت ١٠ مهام للأسبوع وأنجزت منها ٥ فقط فأنت أقرب للشخص الذي تريد ان تصبح عليه.
في النهاية أنقل لكم تجربتها لتستفيدوا كما استفدت أنا، إن كان لكم نظام مشابه شاركونا لنستفيد جميعا.