أحب مواضيع التخطيط والتنظيم، وأحب متابعة طرق الاخرين في تتبع عاداتهم، بالاضافة للحيل الذكية التي يستخدموها لتحسين جودة يومهم، أو العادات الغير عادية التي يمارسونها للتحسين.

في فترة ما قمت بتحميل عدة مقاطع تتحدث عن التنظيم -لا اتذكر السبب- ولكن في الفترة التي انقطعت بها عن الانترنت شاهدت هذا الفيديو الذي أشعل لمبة في رأسي وأعطاني دافعا للتطبيق وقررت توثيق تجربة تلك السيدة مع التخطيط.

بعد عدة أيام، فكرت بكتابة الخطوات بالترتيب في مدونتي حتى لا أنساها ويستفيد غيري، لكن ذهب كل حماسي ما أن بدأت بالكتابة وشعرت أن ما قامت به كان منطقيا وبسيطا.

وتساءلت لماذا وقعت في حب تلك الطريقة من البداية!!

توقفت عن الكتابة وحاولت أن أفكر، كل ما ذكرته كنت اعرفه من قبل، ما الشيء الذي أبهرني؟ وبعد ساعات من التفكير والتأمل -بالطبع أثناء أعمال المنزل والجري خلف الصغار- اكتشفت السبب، كانت خطتها محكمة.

كنت اعرف الطريقة الاولى التي اتبعتها، واعرف الطريقة التي في المنتصف، واعرف الخطوة الأخيرة، لكنني كنت أعرف كل واحدة على حدة، جمعها معا رسم خطة منطقية.

حسنا أنا لست سيدة منظمة -أعترف- لقد كنت متحمسة جدا بداية العام لمشاركة طريقتي في التخطيط ، وعندما قررت فعل ذلك اكتشفت انني لا املك اي طريقة محددة اخطط بها، اذا تحمست قليلا لفكرة التخطيط بامكاني كتابة قائمة مهام لليوم فقط.

حسنا، تابع معي وساخبرك مالذي أعجبني على وجه التحديد.

باختصار: كتبت كل رغباتها وقامت بتحديد ثلاث رغبات مهمات، حددت موعدا لتنفيذها، ثم كتبت كل المهام المتعلقة بالرغبات ووضعتها في المصفوفة الرباعية(مهم،غير مهم،عاجل،غير عاجل).

إلى هنا تبدو الامور طبيعية ومنطقية،

الشيء المنطقي -الذي لم أفعله أنا من قبل- انها اخذت نتائج تلك المصفوفة (المهام التي تريد تطبيقها) ودمجتها مع مخططها الاسبوعي، قررت تحديد ما عدده ١٠ مهمات لكل اسبوع تقريبا.

وبذلك كل يوم ستكون هناك مهام متعلقة بحياتك العادية (عمل،منزل) بالإضافة إلى خطوات واضحة تساعدك للوصول لهدفك أو غايتك.

أعرف أنها منطقية، أنا أمتلك أهدافا واضحة محددة ومنطقية، لكنها موجودة هناك بشكل عام في بداية أجندتي، وكل مرة أشاهد أهدافي أحدد الخطوة التالية بناء على المنطق الذي أقرره حينها، لا امتلك خريطة واضحة (من البداية للنهاية) لما أريد تحقيقه.

الخطوة الأولى: أنشئ قائمة برغباتك

في أعلى الورقة ابدأ بوضع قائمة بكل رغباتك أو(أهدافك) كل ما تتخيله عن نفسك وتتطلع له في شخصيتك أو حياتك، لا يهم إذا كانت رغبة بسيطة أو معقدة أو غريبة، فقط اكتبها وحدد لنفسك قائمة من ١٠ رغبات وأكثر.

الخطوة الثانية: حدد أهم ٣ رغبات فقط

لنكن واقعين، تحقيق كل تلك الأهداف مرة واحدة هو ضرب من الجنون، لذلك مبدئيا سنختار أفضل ثلاث رغبات (أو الرغبات الأقرب لقلبك).

قم بتحديدها بدوائر،أو ضع خطا أسفلها أو حددها بهايلايت.

الخطوة الثالثة: احذف باقي العناصر

بشطبها من الصفحة الان، سنحقّقها لاحقا عندما نريد.

الخطوة الرابعة: حدد موعد الانتهاء

حدد الموعد الذي تعتقد أنه يتناسب مع انجاز تلك الرغبة/الهدف، كن منطقيا واجعل الوقت مناسبا.

الخطوة الخامسة: عصف ذهني للمهام

في المقطع، قامت السيدة بكتابة كل المهمات البسيطة التي عليها فعلها لتحقيق تلك الرغبات، قسمت تلك المهام الى مهام proactive and reactive ، أي أن بعض المهام عليها أن تتعامل معه الان حالا و البعض عليها أن تخطط لها.

الخطوة السادسة: مصفوفة الأهمية

بعد أن كتبت كل المهام التي تحتاج لعملها، ابدأ بوضع تلك المهام في مصفوفة مكونة من أربع مناطق

• (هام،عاجل): افعلها الآن، جدولها في أقرب فرصة.
• (هام،غيرعاجل): قم بجدولتها في جدول.
• (غير هام،عاجل): قم بتفويض أحد ما ليقوم بها بالنيباة عنك.
• (غير هام،غير عاجل): حاول حذفها.

تقول السيدة أن هذه الصفحات لا يجب أن تكون مثالية، بل عليها أن تكون واقعية، فبإمكاننا أن نراجعها أسبوعيا لنضيف أي حدث طارئ يستوجب منا مهام اضافية، أو حتى أفكار جديدة لنضيفها.

هذه طريقة للتفكير فبدلا من حمل تلك الأفكار في رأسك، ضعها على الورق وانظر إليها وتفحصها لتتأكد من أهميتها، ثم قم بجدولتها مجددا وهكذا.

الخطوة السابعة: نقل المهام للجدول الاسبوعي

وهذه هي، بعد أن أصبحت المهام التي لدي واضحة أعرف ماذا أريد بإمكاني الآن تضمين جدولي الاسبوعي بأهدافي التي أرغب بالوصول لها، وسأجد أن معظم ما يهمني فعلا موجود في المربع الثاني، وهذا سيجعلني أركز على مايهمني وليس المهام الضرورية والمستعجلة.

كل أسبوع علي أن اتأكد من قائمة مهامي الاسبوعية ومن ثم أنقلها لجدول اليوم المناسب، إن الفائدة الأساسية من هذه الفكرة أنها تجعلك تركز في النهاية على ماهو مهم بالنسبة لك، حتى لو كان مزعجا او مملا حتى لو كان مكررا طوال ايام الاسبوع. فأنت تعرف الآن أنك لو كتبت ١٠ مهام للأسبوع وأنجزت منها ٥ فقط فأنت أقرب للشخص الذي تريد ان تصبح عليه.

---

في النهاية أنقل لكم تجربتها لتستفيدوا كما استفدت أنا، إن كان لكم نظام مشابه شاركونا لنستفيد جميعا.

أتمنى أن لا يكون هذا السرد مكررا، أعرف أنني أعاني مع الإنتاجية و التركيز و التغيير للأفضل عموما، لذلك أتمنى أن تجد كلماتي غير مكررة و جديرة بالمعرفة من قبلك.

قبل يومين شاهدت تغريدة عبر تويتر – فقدت رابطها مع الأسف- لشابة تتحدث عن هذه المعضلة، و كنت أطرح على نفسي هذا السؤال باستمرار ولا أجد له حل، لماذا بعض الأشخاص من السهل بالنسبة لهم التغيير والبعض الآخر يعاني ليتغير ؟ أي “يحاول إضافة عادات جيدة على حياته لكنه ينتكس باستمرار ويعود لسابق عهده”.

العودة لعاداتي القديمة هي معضلة حقيقة لا أمزح عدنا أشتكي منها، لدي نمط او روتين غير فعال لا أستطيع الخروج منه، مهما فعلت أو قلت أو قرأت وحتى لو كتبت فإنني أعود بسرعة إلى حالي القديم.

وكنت أشعر بالإحباط دائما.

وكنت أمر بهذه النوبة عندما توقفت عند التغريدة وانتقلت لمشاهدة الفيديو* التالي:

يقول المقدم إستنادا لقراءته، وجد مقولة تقول أن أصحاب الثراء عادة ما “يقررون بسرعة، وقد يتخذون إجراء تعديلات على قرارهم بتأني”.

بينما الناس العاديين “يترددون في اتخاذ القرار في البداية ثم يغيرون رأيهم بسرعة – اذا احتاجوا لاجراء تعديلات-“.

لذلك قرر بعد تأمل أن يقوم بهذا، عند أي قرار يواجهه خلال اليوم فإن عليه أن يقوم باتخاذ القرار بشكل سريع، و بدأ يدرب نفسه على هذا النمط في مشاكل الحياة البسيطة.

على سبيل المثال: عندما كان ضمن مجموعة من الأصدقاء في سهرة بالليل بدأوا يتساءلون عن طبق العشاء الذين سيطلبونه، فهو بدلا من النقاش الطويل اقترح عليهم مباشرة طلب “بيتزا”، ليس لأنه متأكد من رغبته في تناول البيتزا مثلا، لكن هذا القرار السريع سيجعل النقاش الغير مفيد ينتهي وهو خيار مناسب للجميع.

فالهدف هو تدريب عضلة اتخاذ القرار السريع.

أحببت الفكرة، لذلك منذ الصباح كلما واجهت موقفا ما يتطلب اتخاذ قرار، كنت أحاول بقدر استطاعتي اتخاذ القرار بسرعة وبحزم، وتوقفت عن التردد والتفكير المطول.

ماذا سنأكل؟ هل سنخرج من المنزل أم لا؟ ما هو برنامج اليوم؟ هل سأخطط للغد؟

وكأن من أسرع القرارات التي اتخذتها قرار أن أقدم تكليف رديف للمناقشة اليوم، كنت انتهيت من كتابة المقال و تبقى فقرة واحدة، لذلك مع ترددي عزمت على مناقشته اليوم، و بالفعل حزمت أمري وكتبت سريعا ما أستطعت وقمت بمناقشته، وعلى ما يبدو أنه كان مثاليا وجيدا جدا -إلا من بعض الأخطاء طبعا- لكن لم يكن يستحمل التأجيل.

وهكذا، يبدو أن مناقشة المقال، والحصول على تكليف جديد، والانتهاء من بعض الأمور المتعلقة يعني أنني أنجز فعلا، ويعني أنني أنتهي وأنتقل للخطوة التالية.

تبدو هذه الفكرة ساحرة، ومنذ الصباح وأنا أفكر في عدد الانجازات التي كنت قد أمتلكتها لو أنني قمت بفعل ما أردت القيام به بدون مماطلة وبدون انتظار اللحظة المناسبة أو “نضوج الفكرة”!

الالتزام، اتخاذ القرار، الاجتهاد، كلها مهارات لا تولد معنا، بل نحتاج لممارستها مرارا وتكرارا قبل أن تصبح جاهزة لاستعمالها.

أتمنى أن أكون قد ألهمتك مثلما ألهمتني هذه النصيحة.

---

_{*يشرح المقدم في بداية الفيديو الفكرة بشكل جيد ،لكنه لاحقا بدأ يستطرد في علم الطاقة و الكون و قانون الوفرة و…الخ، وهذا مخالف للشريعة أتحفظ عليه، لذلك وجب التنبيه.}